Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement Stichting Egelopvang Zoetermeer en omstreken

Artikel 1: Algemene bepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

de stichting: de Stichting Egelopvang Zoetermeer e.o., gevestigd te Zoetermeer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41158339;
de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20 augustus 2012 bij notaris Mr. R.J. Krol te Zoetermeer;
het bestuur: het bestuur van de Stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
fondsenwerving: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en /of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de Stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de Stichting.

Artikel 2: Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wordt jaarlijks afgesloten met een jaarverslag, geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd. Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting.

Artikel 3: Organisatie van de Stichting

De Stichting heeft een matrix organisatiestructuur, waarbij het hart van de organisatie gevormd wordt door de opvang en zorg van egels. De opvang wordt ondersteund door verschillende functies, zoals financiën, inkoop, medisch beheer, menskracht, informatieverstrekking, fondsenwerving en technisch onderhoud. De organisatie wordt gedragen door het bestuur.

Artikel 4: Bestuur

4.1 Het bestuur bestuurt de Stichting, zoals vastgelegd in de artikelen 4 t/m 7 van de Statuten.

4.2 Rollen en verantwoordelijkheden van de bestuurders.

Alle bestuursleden hebben binnen het werk van de stichting oog en dragen zorg voor het welzijn, wederzijds respect en de veiligheid van alle vrijwilligers en voor bezoekers in overeenstemming met de gedragscode van de stichting.

Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester.

Bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden berust het bestuur tijdelijk bij de door het Medisch Beheer aan te wijzen personen. Voor de gedurende deze periode verrichte bestuursdaden worden de aangewezen personen met een bestuurder gelijkgesteld.

4.2.1 De voorzitter

a) heeft samen met de penningmester en de secretaris de algemene leiding van de Stichting;
b) vertegenwoordigt samen met de penningmeester en secretaris de Stichting naar buiten toe;
c) stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en

herziet dit jaarlijks;

d) stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
e) leidt de bestuursvergaderingen;
f) ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de

statuten en huishoudelijk reglement;

g) coördineert en stuurt activiteiten op het terrein van ‘menskracht’ en ‘informatieverstrekking’;
h) bewerkt en onderhoudt het belanghebbenden overzicht van de Stichting;
i) is namens het bestuur verantwoordelijk voor interne en externe communicatie, zowel via

eigen website, sociale media, nieuwsbrieven en andere communicatie kanalen;

4.2.2 De secretaris

a) heeft samen met de penningmester en de voorzitter de algemene leiding van de Stichting;
b) vertegenwoordigt samen met de penningmeester en de voorzitter de Stichting naar buiten toe;

stelt, in goed overleg met de voorzitter en de penningmeester, het beleidsplan op en

herziet dit jaarlijks;

c) stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor iedere bestuursvergadering;
d) Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
i) de datum en plaats van de vergadering;
ii) de aanwezige en afwezige bestuursleden;

iii) de verleende volmachten;

iv) de genomen besluiten.
e) maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de nieuwsbrief;
f) stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
g) ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden of vrijwilligers;
h) neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om

de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;

i) archiveert alle relevante documenten (statuten, vergunningen, protocollen, verzekeringen, jaarverslagen, jaarplannen, etc);
j) zorgt er voor dat het actuele gedeelte van het archief voor alle bestuursleden beschikbaar is;
k) coördineert en stuurt activiteiten op het terrein van ‘fondsenwerving’.

4.2.3 De penningmeester

a) heeft samen met de voorzitter en de secretaris de algemene leiding van de Stichting;
b) vertegenwoordigt samen met de voorzitter en secretaris de stichting naar buiten toe;
c) voert de financiële administratie en waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
d) stelt financiële overzichten op;
e) stelt, in goed overleg met de voorzitter en de secretaris, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks;
f) maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
g) beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
h) beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
i) begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
j) beslist zelfstandig over alle uitgaven tot 500 euro; uitgaven boven 500 euro vereisen goedkeuring gedurende een reguliere bestuursvergadering (maar zie 4.2.6b) met uitzondering van uitgaven voor de dierenarts en de huur van het onderkomen van de Stichting.
k) beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
l) neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
m) onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers;
n) stuurt activiteiten op het terrein van ‘technisch onderhoud’.

4.2.4 Toezichthoudend bestuurslid 1

a) houdt toezicht op de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden door het dagelijks bestuur;
b) staat het bestuur met raad terzijde;
c) keurt de begroting, het jaarverslag (incluis jaarrekening) en het beleidsplan goed.
d) vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
e) voert specifieke project en/of coördinatie taken uit in samenspraak.

4.2.5 Toezichthoudend bestuurslid 2

a) houdt toezicht op de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden door het dagelijks bestuur;
b) staat het bestuur met raad terzijde;
c) keurt de begroting, het jaarverslag (incluis jaarrekening) en het beleidsplan goed;
d) is klokkenluider:
e) Is vertrouwenspersoon voor alle vrijwilligers werkzaam in de Stichting, zoals beschreven in artikel 9 van dit reglement;
f) voert specifieke project en/of coördinatie taken uit in samenspraak.

4.2.6 Het dagelijks bestuur

a) zorgt dat de dagelijkse operationele activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de beleidsvoornemens;
b) neemt besluiten over uitgaven tot 2000 euro, die om operationele redenen niet kunnen wachten. Het dagelijks bestuur heeft de verplichting zulke besluiten naar alle bestuurders te communiceren met een verklaring voor de gevolgde procedure.
c) roept buitengewone bestuursvergaderingen bijeen, wanneer omstandigheden die nodig maken.
d) het dagelijks bestuur komt iedere laatste zaterdag van de maand om 11.30 bijeen om lopende zaken te bespreken.

Artikel 5 Frequentie bestuursvergaderingen

5.1 Het bestuur van de Stichting vergadert ten minste vier maal per jaar

i) afsluiting jaarverslag in februari
ii) evaluatie voortgang beleidsplan in mei met deelname informatie verstrekking

iii) evaluatie voortgang beleidsplan in september met deelname medisch beheer

iv) voorbereiding volgend beleidsplan in november met deelname fondsenwerving

Artikel 6 Inbreng tijdens de vergadering

Het bestuur kan andere personen dan bestuursleden toe laten tot de vergadering.

Er is bijvoorbeeld een vaste deelnemer aan de geplande vergaderingen met een technische achtergrond.

Artikel 7 Communicatie

7.1 Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

i) interne en externe belanghebbenden van de Stichting;
ii) donateurs en subsidieverstrekkers;

iii) de media.

7.2 Het bestuur draagt er zorg voor dat de communicatie binnen de organisatie voldoet aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) richtlijnen;

7.3 De voorzitter onderhoudt een overzicht van alle belanghebbenden in en relaties van de stichting;

7.4 Alle externe communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, op diens verzoek afgestemd met de voorzitter of diens plaatsvervanger.

Artikel 8 Donaties en declaraties

8.1 Alle donaties worden gestort op de bankrekening van de Stichting;

8.2 Donateurs die contant een bedrag van groter of gelijk aan 100 euro schenken aan één van de bestuursleden of vrijwilligers ontvangen vande ontvanger een getekend bewijs. Deze ontvangstbevestiging mag geïmproviseerd worden op voorhanden zijnde papier (éen bevestiging voor de gulle gever en een duplicaat voor de ontvanger). De donaties worden bij eerste gelegenheid samen met het duplicaat ontvangstbewijs gegeven aan de penningmeester en het geld na ontvangst door de penningmeester uiterlijk binnen vijf werkdagen op de bankrekening van de Stichting gestort. Bedragen kleiner dan 100 euro worden bewaard in het kluisje op de opvang;

8.3 Donaties gedaan door mensen tijdens een bezoek aan de opvang worden bewaard in het kluisje. Het kluisje wordt éénmaal per maand geleegd door de secretaris, de inhoud gegeven aan de penningmeester, die het vervolgens stort op de bankrekening van de Stichting;

8.4 Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor de continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;

8.5 De Stichting streeft er naar een reserve van één jaar begroting aan te houden om de continuïteit van de Stichting te borgen;

8.6 Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren;

8.7 Een aantal vrijwilligers zijn geautoriseerd door de penningmeester om privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren.

Artikel 9 Maatschappelijke verantwoordelijkheid

9.1 De Stichting heeft in haar activiteiten te maken met een veelheid aan wetten en regels waar de Stichting aan moet voldoen; vrijwilligers dienen zich te houden aan de hieruit voortvloeiende regels van de Stichting.

9.2 De Stichting streeft er naar dat de vrijwilligers zich gedragen met respect voor de organisatie en voor elkaar, zoals beschreven in de gedragscode van de Stichting;

9.3 De gedragscode geldt voor alle vrijwilligers; de regels zijn vanzelfsprekend, maar niet vrijblijvend.

9.4 Bij overtreding van de regels wordt de vrijwilliger daarop aangesproken. Ga bij twijfel altijd te rade bij de vertrouwenspersoon van de Stichting;

9.5 De vrijwilliger kan op het werk geconfronteerd worden met vormen van ongewenst gedrag, zoals pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie. In voorkomende gevallen wordt de vrijwilliger door het bestuur gevraagd de klachten of meldingen te bespreken met de vertrouwenspersoon;

9.6 De vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van de vrijwilligers. Er is een geheimhoudingsplicht;

9.7 De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:

i) het verzorgen van de eerste opvang van vrijwilligers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben;
ii) het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;

iii) het desgewenst begeleiden, als de vrijwilliger de zaak aan de orde wil stellen bij het bestuur;

iv) het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties;
v) het adviseren en ondersteunen van het bestuur bij het voorkomen van ongewenst gedrag;
vi) het registreren van gevallen van ongewenst gedrag.

9.8 De Stichting streeft er naar om in haar activiteiten daar waar mogelijk gebruik te maken van gebruikte materialen.

9.9 De Stichting gebruikt goederen en afvalstoffen zoals bij wet toegestaan. De Stichting houdt rekening met het milieu.

Artikel 10 Slotbepalingen

10.1 In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de Stichting bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester;

10.2 De statuten en dit reglement worden gepubliceerd op de website van de Stichting.

Versie 1.4, aldus opgemaakt door het bestuur van de Stichting d.d. februari 2022